On this page

De ISO-module legt vast welke gebruiker welke instructie heeft gelezen, inclusief de leesdatum. Daarmee bouw je een audittrail op voor procesborging: bij een ISO-audit kun je aantonen dat medewerkers de juiste instructies daadwerkelijk hebben doorgenomen.

Hoe leesregistratie werkt

  • Een instructiekaart wordt geregistreerd als gelezen zodra een gebruiker hem opent.
  • Per instructie wordt vastgelegd wie hem heeft gelezen en op welke datum.
  • Eindgebruikers zien zelf een ongelezen-teller bij stappen en mappen, plus meldingen bij nieuwe en gewijzigde instructies.

Je hoeft hier als contentbeheerder niets voor in te stellen: zodra de module aanstaat, loopt de registratie automatisch mee.

Het ISO-rapport

In het CMS vind je het ISO-rapport. Dit geeft per instructie inzicht in de leesvoortgang:

  • Gelezen door en % gelezen – hoeveel van de relevante gebruikers de instructie hebben gelezen.
  • Status – of een instructie boven of onder de drempelwaarde zit.
  • KPI’s bovenaan: totaal gepubliceerde instructies, volledig gelezen, gemiddeld leespercentage en het aantal instructies onder de drempel.

Je kunt filteren op status, datum, rol en gebruikersgroep, sorteren op onder meer leespercentage, en het geheel exporteren naar CSV voor je auditdossier.

De compliancedrempel

De compliancedrempel bepaalt het minimale percentage gebruikers dat een instructie gelezen moet hebben om als compliant te tellen. De standaardwaarde is 80%.

  • Instructies onder de drempel vallen in het rapport op, zodat je weet waar nog aandacht nodig is.
  • De organisatiebeheerder kan de drempel aanpassen tussen 1 en 100%.

Notificatie-instellingen

Naast de leesregistratie kun je instellen via welk kanaal je zelf meldingen ontvangt. Per meldingstype (zoals feedback op een instructiekaart of een nieuw geregistreerde gebruiker) kies je of je een melding krijgt in het notificatiecentrum, via e-mail, of beide.

Veelgestelde vragen

Wat als een instructie wijzigt nadat iemand hem al heeft gelezen? De gebruiker krijgt een melding “Bijgewerkte instructie”, zodat hij de gewijzigde versie opnieuw kan lezen.

Kan ik de drempel per instructie instellen? Nee, de compliancedrempel geldt voor de hele organisatie.

Wie kan het ISO-rapport zien? Beheerders binnen je organisatie. Eindgebruikers zien alleen hun eigen ongelezen-tellers en meldingen.

Volgende stappen

Vragen? Mail support@instructo.nl.