Welkom bij de Instructo Kennisbank on Instructo Kennisbank

Rol en permissies

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Als contentbeheerder zorg je dat je team toegang heeft tot actuele, accurate instructies. Er zijn twee niveaus: groepbeheerder (beheert content binnen één gebruikersgroep) en organisatiebeheerder (beheert de hele Instructo-omgeving).

Twee niveaus

	Groepbeheerder	Organisatiebeheerder
Bereik	Eigen groep(en)	Alle groepen + organisatie
Content	Maken/wijzigen binnen groep	Alle content
Gebruikers	Toevoegen aan eigen groep	Volledig beheer + rollen
Groepen aanmaken	Nee	Ja
Organisatie-instellingen	Nee	Ja

Wat je kunt

Beide niveaus:

Stappen en instructiekaarten maken, wijzigen, publiceren
Media uploaden en beheren
Feedback bekijken en content verbeteren
QR-codes genereren
Content van andere groepen lezen (niet wijzigen)

Alleen organisatiebeheerder:

Navigeren door stappen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Na het inloggen zie je het overzicht (Home) met categorieën, oftewel stappen. Je ziet alleen de stappen die voor je gebruikersgroep beschikbaar zijn.

Door stappen navigeren

Tik op een stap om dieper te gaan (bijv. “Productie”)
Tik door de substappen (bijv. “Machine A”)
Aan het eindpunt opent de instructiekaart automatisch

Een document-icoon voor een titel betekent een instructiekaart; een pijltje naar rechts betekent een categorie met substappen.

Terug navigeren

Pijltje linksboven: één niveau terug
Home-knop (onderaan): direct terug naar het overzicht
Kruisje rechtsboven: sluit een geopende instructiekaart

lightbulb

Gebruik je een instructie vaak? Scan dan de QR-code in plaats van telkens te navigeren.

Ik mis een stap

Zie je een stap niet die een collega wel heeft? Mogelijke oorzaken:

QR-code werkt niet?

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Lukt het scannen van een QR-code niet? Werk deze controles van boven naar beneden af.

Snelle checklist

Gebruik de standaard camera-app (geen aparte QR-app).
Zorg voor voldoende licht en veeg de cameralens schoon.
Houd de telefoon op 15-30 cm afstand; te dichtbij kan niet scherpstellen.
Vermijd reflectie: scan vanuit een andere hoek of stap uit fel licht.

report

Scannen staat soms uit. iOS: Instellingen → Camera → zet Scan QR-codes aan. Android: open de Camera-app → Instellingen → zet QR-code scannen / Google Lens aan.

Code scant, maar opent niets of de verkeerde pagina

Pagina laadt niet (wieltje draait): Instructo werkt online. Test internet door een andere site te openen; verbind met wifi of mobiele data (check of dat mag van je werkgever).
Verkeerde of verouderde instructie: mogelijk hangt er een oude code. Meld bij je contentbeheerder: “QR-code bij [locatie] opent de verkeerde instructie.”
Code van een andere organisatie: scan alleen de code van je eigen organisatie.

Code is beschadigd of weggehaald

Vies, vervaagd, gescheurd of verdwenen? Veeg de code schoon en probeer een andere hoek met extra licht. Helpt dat niet, meld dan bij je contentbeheerder: “QR-code bij [locatie] is beschadigd/ontbreekt en moet vervangen worden.” Navigeer ondertussen via de app of de AI-assistent naar de instructie.

Stappenstructuur ontwerpen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Stappen vormen de navigatieboom in de Instructo-app: eindgebruikers klikken door stappen naar de juiste instructiekaart. Een logische structuur is de basis voor goede vindbaarheid.

📁 Productie
 📁 Machine A
 📄 Dagelijks gebruik
 📄 Wekelijks onderhoud
 📁 Machine B
 📄 Opstarten

→ Achtergrond: Stappen vs Instructiekaarten

Basisprincipes

Denk vanuit de gebruiker, niet de organisatie. Liever “Productie → Laslijn → Lasapparaat instellen” dan “Management → R&D → Project X”.
Maximaal 3-4 niveaus diep. Ideaal: Afdeling → Werkplek/Machine → Taak. Elke extra klik vergroot de kans dat iemand opgeeft.
Evenwichtig verdelen. Streef naar 5-10 items per niveau; niet 50 items op één niveau of onnodig diep doorklikken.

Structuurmodellen

Model	Wanneer	Voorbeeld
Locatie	Fysieke werkplekken, hallen	Productiehal 1 → Laslijn A → …
Proces	Workflows, kantoortaken	Orderverwerking → Order aanmaken → …
Object	Apparatuur, machines	Machines → Snijmachine X200 → …
Hybride (aanbevolen)	Grotere organisaties	Locatie → Object → Proces per niveau

lightbulb

Begin met locatie of afdeling op niveau 1 en gebruik object of proces op diepere niveaus. Dat voelt voor de meeste gebruikers het meest natuurlijk.

Stappenplan

Inventariseer alle instructies en groepeer ze logisch (whiteboard of spreadsheet). Zoek naar patronen: locaties, machines, processen.
Kies één principe voor niveau 1 (afdelingen, locaties of processen) en houd dat consistent.
Ontwerp subniveaus: max 4 diep, 5-10 items breed.
Test vóór bouwen: teken de structuur, vraag 3-5 eindgebruikers “waar zou je zoeken voor taak X?” en pas aan.
Bouw iteratief: werk één hoofdcategorie volledig uit, test, en pas het patroon toe op de rest.

Naamgeving

Stappen (mappen): herkenbare namen van de werkvloer (“Laslijn A”), geen codes (“LSA-001”) of “Diversen”. Max ~30 tekens.
Instructiekaarten: actiegericht en specifiek (“Lasapparaat opstarten”), begin met een werkwoord. Max ~50 tekens.

warning

Heb je een map “Overig” of “Diversen” nodig? Dan is de structuur niet logisch genoeg — elk item hoort een duidelijke plek te hebben.

Onderhouden

Check bij nieuwe instructies eerst of ze in de bestaande structuur passen; voeg niet zomaar hoofdcategorieën toe.
Doe jaarlijks een review: bekijk gebruikscijfers en feedback, en verplaats veelgebruikte items hoger in de boom.

Volgende stappen

Wat is Instructo?

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Instructo is een digitaal platform om instructiekaarten te maken, beheren en raadplegen. Het vervangt papieren werkbeschrijvingen door altijd actuele digitale instructies, raadpleegbaar op smartphone, tablet of computer.

Twee onderdelen

CMS – de beheeromgeving (webbrowser) waar contentbeheerders stappen en instructiekaarten maken, gebruikers en groepen beheren, QR-codes genereren en feedback bekijken.
Mobiele app (PWA) – de gebruikersomgeving waar eindgebruikers instructiekaarten lezen, QR-codes scannen, feedback geven en (indien actief) de AI-assistent gebruiken. Werkt zonder installatie via de app store.

Kernfuncties

Hiërarchische navigatie via stappen: een boomstructuur van algemeen naar specifiek, zoals mappen op een computer.
QR-codes op machines, werkplekken of deuren openen direct de juiste instructiekaart, zonder zoeken.
Gebruikersgroepen bepalen welke content zichtbaar is voor welke afdeling, team of locatie.
Feedback per kaart (duidelijk/onduidelijk) helpt content continu te verbeteren.
AI-assistent (optioneel) beantwoordt vragen in natuurlijke taal en verwijst naar de juiste kaart.

Je eigen beveiligde omgeving

Instructo is multi-tenant: elke organisatie heeft een volledig gescheiden omgeving. Je data is niet zichtbaar voor andere organisaties, je stelt eigen branding in, en modules (zoals AI) staan per organisatie aan of uit.

Gebruikers toevoegen

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Als contentbeheerder geef je nieuwe teamleden toegang tot Instructo. Wat je mag, hangt af van je niveau:

Groepbeheerder: gebruikers toevoegen aan de eigen groep, als eindgebruiker. Geen rollen wijzigen, verplaatsen of verwijderen.
Organisatiebeheerder: gebruikers in alle groepen toevoegen, rollen toewijzen, verplaatsen en verwijderen.

Een gebruiker toevoegen

Ga in het CMS naar Users en klik op Create New.
Vul de gegevens in:
- Email (verplicht): uniek, tevens de inlognaam.
- Name (verplicht): voor- en achternaam.
- Password (verplicht): minimaal 8 tekens; deel dit veilig met de gebruiker.
- Tenant Role: selecteer User (eindgebruiker), Group Admin (groepbeheerder) of Tenant Admin (organisatiebeheerder). Als groepbeheerder staat dit vast op User.
- User Group: selecteer de groep(en). Als groepbeheerder is dit automatisch je eigen groep.
Klik op Save.

Gebruiker informeren

Geef de gebruiker de login-URL (app.instructo.com), hun e-mailadres als inlognaam en het initiële wachtwoord. Verwijs naar Eerste login.

Gebruikersgroepen beheren

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Gebruikersgroepen vormen de basis van je content-organisatie. Alleen organisatiebeheerders maken en verwijderen groepen (Gebruikersgroepen uitgelegd).

Een groep aanmaken

Log in op het CMS en klik op User Groups.
Klik Create New.
Vul een naam in (bijv. “Productie”, “Locatie Amsterdam”).
Save.

lightbulb

Gebruik duidelijke, consistente namen: “Productie” in plaats van “Prod”, “Locatie Amsterdam” in plaats van “AMS”.

Een indelingsprincipe kiezen

Kies één principe en houd dat aan:

Duidelijke instructies schrijven

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Goede instructies zorgen dat een eindgebruiker een taak zelfstandig en correct uitvoert. Deze tips helpen je effectieve instructiekaarten te schrijven.

Gouden regels

Schrijf voor de doelgroep. Stem detailniveau af op de ervaring van de lezer. Test je instructie met de minst ervaren persoon in je team.
Eén instructie = één taak. Splits grote taken op (“Lasapparaat opstarten”, “Lassen uitvoeren”, “Afsluiten”) in plaats van één brede kaart.
Begin met het waarom. Mensen volgen instructies beter als ze het doel begrijpen.

lightbulb

“Controleer oliepeil dagelijks” → naleving omhoog na toevoegen van het waarom: “Laag oliepeil leidt tot motorschade.”

Structuur van een instructiekaart

Titel – actiegericht en specifiek (max ~50 tekens), bijv. “Snijmachine X200 opstarten”.
Wat ga je doen? – doel in 1-2 zinnen.
Voordat je begint – benodigdheden, voorwaarden, veiligheidsmaatregelen (indien van toepassing).
Stappen – 5-10 genummerde acties.
Controle – hoe weet de gebruiker dat het gelukt is?
Problemen? – alleen de meest voorkomende, met doorverwijzing voor de rest.

description

 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22


# Snijmachine X200 opstarten

## Wat ga je doen?
De snijmachine klaarmaken voor productie.

## Voordat je begint
- Veiligheidsschoenen en bril dragen
- Werkgebied vrij van obstakels

## Stappen
1. **Controleer** of de hoofdschakelaar op OFF staat
2. **Draai** de hoofdschakelaar naar ON (groene lamp gaat branden)
3. **Wacht** 30 seconden tot het systeem initialiseert
4. **Druk** op de groene START-knop
5. **Controleer** of het display "READY" toont

## Controle
- Groene lamp brandt, display toont "READY", geen foutmeldingen

## Problemen?
- **Display blijft zwart** → controleer de stroomkabel
- **Foutmelding E01** → noodstop is actief; draai rechtsom om te resetten

Schrijftips

Stappen

Instructiekaart niet zichtbaar?

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Mis je een instructiekaart die een collega wel ziet, of die je verwacht? De oorzaak ligt meestal bij groepstoegang, de publicatiestatus of navigatie.

Snelle diagnose

Ziet een collega de kaart wel? → Toegangsprobleem (je groep). Zie hieronder.
Ziet niemand de kaart? → Mogelijk concept, verwijderd of verplaatst. Zie Contentprobleem.
Nieuw bij het bedrijf of net van afdeling gewisseld? → Je bent waarschijnlijk nog niet aan de juiste groep toegevoegd.

Toegangsprobleem: niet in de juiste groep

Je ziet alleen instructies van groepen waar je lid van bent. Controleer je groepen via Menu (☰) → je naam → Groepen.

QR-codes scannen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

QR-codes brengen je direct bij de juiste instructie. Scan de code bij een machine of werkplek en de instructiekaart opent meteen.

Scannen

iPhone

Open de Camera-app
Richt op de QR-code (niet inzoomen)
Tik op de melding die bovenaan verschijnt

Android

Open de Camera-app of Google Lens
Richt op de QR-code
Tik op de link die verschijnt

lightbulb

Werkt het niet? Download een gratis QR-scanner uit de app store. Telefoons vanaf 2018 ondersteunen scannen meestal in de camera-app.

Goed om te weten

Inloggen vereist: ben je nog niet ingelogd, dan log je eerst in.
Internet nodig: QR-codes werken niet offline.
QR-codes hangen meestal bij machines, gereedschap, werkplekken of veiligheidsvoorzieningen. Vraag je contentbeheerder als je ze niet vindt.

Scant niet?

Zorg voor goede verlichting en houd je telefoon stil
Probeer iets verder weg of dichterbij
Controleer of de code niet beschadigd of vervuild is
Foutmelding na scannen? De code is mogelijk verouderd; meld dit bij je contentbeheerder

Volgende stappen

Rollen uitgelegd

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Instructo kent drie rollen. Je rol bepaalt wat je mag doen in het platform.

De drie rollen

Eindgebruiker – leest instructiekaarten, scant QR-codes, geeft feedback. Werkt alleen in de mobiele app.
Groepbeheerder – beheert content binnen één gebruikersgroep (afdeling, team of locatie). Werkt in het CMS.
Organisatiebeheerder – beheert de volledige Instructo-omgeving. Werkt in het CMS.

Groepbeheerder en organisatiebeheerder vallen samen onder de term contentbeheerder.

report

Er bestaat ook een “Superadmin”-rol, maar die is alleen voor het Instructo-supportteam. Als gebruiker kom je die niet tegen.

Wat kan elke rol?

Functionaliteit	Eindgebruiker	Groepbeheerder	Organisatiebeheerder
Instructiekaarten lezen, QR scannen, feedback geven	✅	✅	✅
Content maken/wijzigen (eigen groep)	❌	✅	✅
Content maken/wijzigen (alle groepen)	❌	❌	✅
Media uploaden (eigen groep)	❌	✅	✅
Gebruikers toevoegen (eigen groep)	❌	✅	✅
QR-codes genereren	❌	✅ eigen groep	✅ alles
Feedback bekijken	❌	✅ eigen groep	✅ alles
Gebruikersgroepen beheren	❌	❌	✅
Rollen toewijzen, uitnodigingen maken	❌	❌	✅
Organisatie-instellingen, analytics	❌	❌	✅

Content zonder gebruikersgroep is voor iedereen zichtbaar; groepbeheerders kunnen die wel lezen maar niet wijzigen.

Gebruikers beheren

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Als organisatiebeheerder beheer je alle gebruikersaccounts via Users in het CMS. Het toevoegen van gebruikers staat beschreven in Gebruikers toevoegen.

Gebruiker bewerken

Ga naar Users en klik op de gebruiker.
Wijzig naam, User Group, Tenant Role of wachtwoord.
Klik op Save.

Het e-mailadres kun je niet wijzigen (technische beperking); maak hiervoor een nieuw account.

Rol wijzigen

Open de gebruiker en kies bij Tenant Role: User (eindgebruiker), Group Admin (groepbeheerder) of Tenant Admin (organisatiebeheerder).

Stappen maken

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Stappen vormen de navigatiestructuur van Instructo. Ze groeperen instructiekaarten in een logische hiërarchie, zoals mappen op je computer.

lightbulb

Plan je stappenstructuur eerst op papier voordat je begint in het CMS. Houd het 2-4 niveaus diep en organiseer zoals eindgebruikers denken (op taak, apparaat of locatie).

Een stap maken

Ga in het CMS naar Steps en klik op Create New.
Vul de velden in:
- Title (verplicht): korte, duidelijke naam, max 50 tekens.
- Status: Draft (verborgen) of Published (zichtbaar voor eindgebruikers).
- Parent Step: leeg = hoofdniveau, of selecteer een parent voor een substap.
- User Group: je groep voor groep-specifieke content; leeg laten voor gedeelde content.
- Description / Icon: optionele interne notitie en navigatie-icoon.
Klik op Save.

Stappen en instructiekaarten

Een stap bevat óf substappen, óf één instructiekaart, nooit beide. Een categorie-stap heeft substappen; een eindpunt-stap krijgt een instructiekaart (gekoppeld bij het aanmaken van de kaart).

Content per groep organiseren

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Gebruikersgroepen bepalen wie wat ziet: een eindgebruiker ziet alleen instructies van groepen waar hij lid van is. Een goede indeling zorgt dat iedereen alleen relevante content ziet.

→ Basiskennis: Gebruikersgroepen uitgelegd

report

Groepsindeling is een ontwerpbeslissing die later lastig te wijzigen is. Plan dit goed vooraf.

Groepsmodellen

Model	Wanneer	Voorbeeld
Afdeling (meest gangbaar)	Afdelingen met eigen processen	Productie, Logistiek, Kantoor
Rol	Rollen belangrijker dan afdelingen	Operators, Kwaliteitscontroleurs, Teamleads
Locatie	Meerdere vestigingen	Amsterdam, Rotterdam, Algemeen
Hybride (grotere organisaties)	Combinatie per groep	Productie - Hal 1, Onderhoud - Elektro

Indeling ontwerpen

Inventariseer afdelingen, locaties, rollen en het aantal personen per categorie.
Kies het belangrijkste scheidingsprincipe (afdeling, rol, locatie of een combinatie).
Identificeer overlap: content voor iedereen (veiligheid, HR, IT) hoort in een groep Algemeen waar iedereen lid van is.
Wijs per groep een beheerder aan die de content kent en tijd heeft voor beheer. De groep Algemeen beheer je als organisatiebeheerder zelf.

Content toewijzen

Specifiek boven algemeen: wijs content toe aan de meest specifieke groep. “Snijmachine X200 bedienen” hoort bij Productie Hal 1, niet bij Algemeen.
Vraag per kaart: wie heeft dit nodig, en is één groep voldoende?

warning

Eén instructie hoort bij één groep. Is content relevant voor meerdere groepen? Dupliceer de kaart of maak een combinatie-groep (bijv. “Productie + Onderhoud”).

Veelvoorkomende scenario’s

Flexwerker / leidinggevende over meerdere teams: maak de persoon lid van beide groepen; hij ziet dan de content van beide. Bij veel flexwerkers loont een aparte groep.
Tijdelijk project met mensen uit meerdere afdelingen: maak een tijdelijke projectgroep en verwijder die na afloop.

Onderhouden

Bij groei (>50 personen, veel content): overweeg een groep te splitsen (bijv. Productie → Hal 1 + Hal 2).
Bij reorganisatie: maak nieuwe groepen, migreer gebruikers geleidelijk, en verwijder oude groepen pas als ze leeg zijn.
Jaarlijks: controleer of groepen, gebruikers en content nog kloppen.

report

Een groep verwijderen maakt alle content van die groep onzichtbaar. Controleer altijd dubbel.

Volgende stappen

Eerste login

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Hoe je voor het eerst inlogt hangt af van je rol en of je een uitnodiging hebt ontvangen.

Registreren via uitnodiging

Klik op de uitnodigingslink in je e-mail of chat.
Vul je naam, e-mailadres en wachtwoord (minimaal 8 tekens) in.
Klik op Registreren.
Bevestig je e-mailadres via de verificatielink in je inbox.
Log in met je e-mailadres en wachtwoord.

Inloggen als bestaande gebruiker

Ga naar de Instructo login-pagina (URL via je organisatie).
Voer je e-mailadres en wachtwoord in en klik op Inloggen.

Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord vergeten?, voer je e-mailadres in en stel via de reset-link in je inbox een nieuw wachtwoord in.

Instructiekaarten lezen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Instructiekaarten bevatten de instructies zelf: tekst, afbeeldingen en video’s. Zo haal je er het meeste uit.

Opbouw

Boven: organisatielogo, titel, datums en een sluitknop
Inhoud: opgemaakte tekst, afbeeldingen, video’s en eventueel PDF’s
Optioneel: een inhoudsopgave bovenaan en gerelateerde kaarten onderaan
Onder: feedbackknoppen (duim omhoog/omlaag) en een knop “terug naar boven”

Bekijken en afspelen

Inhoudsopgave: tik op een kopje om direct naar die sectie te springen
Afbeeldingen: tik om te vergroten, pinch-to-zoom voor details, tik buiten de afbeelding om te sluiten
Video’s: tik op afspelen (eventueel fullscreen); een internetverbinding is vereist

warning

Lees bij veiligheidskritische taken de instructie eerst volledig door en begrijp de procedure voordat je begint.

Delen of printen

Instructiekaarten zijn bedoeld voor digitaal gebruik. Kopieer de URL uit de adresbalk om een link te delen. Voor papieren versies: neem contact op met je contentbeheerder.

Uitnodigingslink verlopen?

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Krijg je bij het openen van je uitnodigingslink de melding “Link verlopen” of “Token niet geldig”? Uitnodigingen zijn standaard 7 dagen geldig en zijn voor eenmalig gebruik. Geen zorgen: je vraagt eenvoudig een nieuwe aan.

Stap 1: Check of je al een account hebt

Heb je de link al eerder gebruikt, dan bestaat je account al en hoef je geen nieuwe uitnodiging.

Ga naar de inlogpagina (bijv. app.instructo.nl/login).
Klik op Wachtwoord vergeten? en vul je werk-e-mailadres in.
Ontvang je een e-mail? Dan bestaat je account: stel een nieuw wachtwoord in en log in.

report

Check ook je spam-/junkmap. Reset- en uitnodigingsmails belanden daar soms.

Stap 2: Vraag een nieuwe uitnodiging

Geen account? Vraag een nieuwe uitnodiging aan je leidinggevende, HR, of de contentbeheerder die je uitnodigde:

Uitnodigingen maken

Wed, 27 May 2026 10:00:00 +0200

Uitnodigingen zijn de snelste manier om meerdere gebruikers tegelijk toe te voegen.

report

Uitnodigingen werken alleen als de Uitnodigingen-module actief is. Zie je geen Invitations in de zijbalk? Neem contact op met support.

Twee soorten uitnodigingen

Algemene uitnodiging: één link die meerdere mensen gebruiken. Handig voor open registratie, maar de link kan gedeeld worden.
Specifieke uitnodigingen: een unieke link per e-mailadres. Alleen uitgenodigde adressen kunnen registreren.

Een uitnodiging maken

Ga naar Invitations en klik op Create New.
Voor een algemene uitnodiging: laat Invited Emails leeg. Voor specifieke uitnodigingen: vul de e-mailadressen in (één per regel; plakken vanuit Excel werkt).
Stel optioneel een Expiration Date in (aanbevolen: 7-30 dagen).
Klik op Save en deel de gegenereerde URL(’s).

Na registratie

Nieuwe gebruikers krijgen automatisch de rol eindgebruiker en nog geen gebruikersgroep. Wijs daarom na registratie de juiste User Group toe via Users (en eventueel een andere rol).

Instructiekaarten maken

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Instructiekaarten zijn de daadwerkelijke instructies die eindgebruikers lezen. Elke kaart is gekoppeld aan één stap.

Een kaart aanmaken

Ga in het CMS naar Instructiekaarten en klik op Create New.
Vul de basisvelden in:
- Title (verplicht): beschrijvend, max 100 tekens, bijv. “Machine A - Dagelijks onderhoud”.
- Step (verplicht): de stap waaraan de kaart gekoppeld wordt. Bepaalt waar eindgebruikers de kaart vinden.
- User Group: je groep voor groep-specifieke content.
- Description: korte samenvatting (optioneel, max 300 tekens).
Voeg content toe in de rich text editor (zie hieronder).
Klik op Save.

warning

Een stap kan aan maar één instructiekaart gekoppeld zijn. Heeft de stap al een kaart, kies dan een andere stap of maak een nieuwe (sub)stap.

Content toevoegen

De rich text editor ondersteunt koppen, opmaak, lijsten, links, afbeeldingen, video’s en PDF’s.

Feedback geven

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Je feedback helpt instructies te verbeteren. Onderaan elke instructiekaart staan twee knoppen.

Hoe geef ik feedback?

Duim omhoog (duidelijk): tik erop, klaar. Gebruik dit als de instructie klopt en je de taak zonder problemen kon uitvoeren.

Duim omlaag (onduidelijk): tik erop, leg kort uit wat beter kan en verstuur. Gebruik dit bij onduidelijke stappen, verkeerde of ontbrekende foto’s, of verouderde informatie.

lightbulb

Wees specifiek. “Stap 3 klopt niet, de schakelaar zit rechts” helpt je contentbeheerder veel meer dan alleen “onduidelijk”.

Goed om te weten

Je contentbeheerder ziet je feedback (met je naam) in het CMS; collega’s zien deze niet.
Je krijgt geen melding als iets wordt aangepast; je merkt de verbetering bij volgend gebruik.
Feedback opnieuw geven kan via “Reset feedback” in de feedbacksectie.
Inloggen is vereist om feedback te geven.

warning

Feedback is niet voor noodmeldingen. Bij ongevallen, defecten of gevaarlijke situaties: bel direct je leidinggevende of de alarmcentrale.

Volgende stappen

Gebruikerslimiet bereikt?

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Krijg je bij het toevoegen of uitnodigen van een gebruiker een melding als “Gebruikerslimiet bereikt”? Je organisatie heeft het maximum aantal licenties bereikt. Maak ruimte vrij of upgrade je plan.

Wie telt mee?

Alle gebruikers tellen mee: actieve én inactieve gebruikers, openstaande uitnodigingen en alle rollen (eindgebruiker, contentbeheerder). Alleen verwijderde gebruikers tellen niet mee. De exacte limiet hangt af van je contract; bekijk deze in het CMS bij Organisatie-instellingen.

Ruimte vrijmaken (organisatiebeheerder)

In het CMS, onder Gebruikers:

Navigatie basis

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Instructo organiseert instructiekaarten in een hiërarchische structuur van stappen, die werkt als een mappenstructuur.

Overzicht (Home)
├── Productie
│ └── Machine A
│ └── Dagelijks gebruik → Instructiekaart
└── Veiligheid
 └── Noodprocedures → Instructiekaart

Stappen met substappen zijn categorieën; stappen zonder substappen zijn eindpunten met een instructiekaart.

Navigeren in de mobiele app

Start op het overzicht (Home-icoon onderaan).
Tik op een stap om dieper te gaan.
Open de instructiekaart bij het eindpunt.

Terug navigeren: pijltje linksboven (één niveau terug), kruisje rechtsboven (sluit kaart), of Home-icoon (terug naar overzicht).

QR-codes plaatsen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

De juiste plaatsing bepaalt of een QR-code gebruikt wordt of blijft liggen. Deze tips helpen je QR-codes effectief op de werkvloer in te zetten.

→ Basiskennis: QR-codes begrijpen | QR-codes genereren

lightbulb

Plaats een QR-code waar de gebruiker de vraag heeft, niet waar het je uitkomt. Sta waar de gebruiker staat: ziet hij de code binnen 2 seconden?

Basisprincipes

Punt van gebruik: plaats de code bij het object of de plek waar de actie gebeurt (op het bedieningspaneel, niet op een muur verderop).
Ooghoogte: ideaal 120-160 cm; pas aan voor zittend werk of een afwijkende bedieningspositie. Vermijd grondniveau (snel vies/beschadigd).
Verlichting: goed belicht, matte finish tegen reflectie, geen direct zonlicht (verbleekt).
Bereikbaarheid: binnen armbereik, geen obstakels, niet tussen bewegende delen.
Zichtbaarheid: contrasterende achtergrond, opvallend frame of een “Scan hier”-tekst. Niet te veel codes bij elkaar.

Locatie per use case

Machines: bij het bedieningspaneel, max ~50 cm van de operator. Bij meerdere instructies kleurcodering gebruiken (groen = gebruik, geel = onderhoud, rood = storing).
Veiligheid: direct bij brandblusser, EHBO-post of nooduitgang; goed zichtbaar (rood frame, glow-in-dark).
Werkplekken: aan het begin van de werkbank of stellingrij.
Gereedschap: op of bij het gereedschap, klein formaat volstaat.

warning

Veiligheids-QR’s zijn een aanvulling op fysieke instructies, nooit een vervanging. Bij een nooduitgang hoort nog steeds een visuele evacuatiekaart.

Formaat

Vuistregel: de code is ongeveer 10% van de scanafstand.

Media toevoegen aan instructiekaarten

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Afbeeldingen en video’s maken instructies duidelijker en verminderen fouten. Deze handleiding legt uit hoe je media toevoegt.

Afbeeldingen toevoegen

Ondersteunde formaten: JPG, PNG, GIF en WebP.

Direct in de kaart (snel, voor eenmalige foto’s):

Open de instructiekaart in bewerkmodus en plaats de cursor.
Klik op het afbeelding-icoon en kies Upload.
Selecteer het bestand, vul de alt text in en klik op Insert.

Via Media (herbruikbaar, centraal beheer):

Upload de afbeelding eerst naar de Media-collectie.
Klik in de kaart op het afbeelding-icoon en kies Select from Media.
Selecteer de afbeelding, vul de alt text in en kies Insert.

lightbulb

Zoom in op het relevante onderdeel, zorg voor goede verlichting en zet annotaties (pijlen, cirkels) erop vóór het uploaden. Optimaliseer afbeeldingen naar max 500 KB (bijv. via TinyPNG of Squoosh).

Alt text

Vul altijd alt text in voor toegankelijkheid: beknopt (max 125 tekens) en beschrijvend, bijv. “Bedieningspaneel met rode noodstop rechts”. Begin niet met “afbeelding van”.

Rollen toewijzen

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Alleen organisatiebeheerders kunnen rollen toewijzen of wijzigen. De drie rollen: eindgebruiker, groepbeheerder en organisatiebeheerder (Rollen uitgelegd).

Rol wijzigen

Ga naar Users en open de gebruiker.
Wijzig Tenant Role:
- User (eindgebruiker)
- Group Admin (groepbeheerder)
- Tenant Admin (organisatiebeheerder)
Save. De wijziging is direct actief.

Groepbeheerder aanstellen

Selecteer Group Admin (groepbeheerder) en controleer dat User Group op hun eigen groep staat. Informeer de gebruiker daarna over de nieuwe rol.

warning

Een groepbeheerder beheert alleen content van de groep waarin hij zit. Zit iemand in “Productie”, dan beheert hij alleen productie-content.

Organisatiebeheerder aanstellen

Selecteer Tenant Admin (organisatiebeheerder). De User Group is dan niet relevant; deze rol ziet alles.

AI Assistent gebruiken

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

De AI Assistent is een slimme zoekfunctie: stel een vraag in gewone taal en krijg direct een antwoord, samengesteld uit je instructiekaarten.

report

De AI Assistent is optioneel. Zie je het AI-icoon niet in de app, dan heeft je organisatie de module niet ingeschakeld.

Een vraag stellen

Tik op het AI-icoon onderaan (middelste knop)
Typ je vraag in het tekstveld
Verstuur en lees het antwoord
Tik op een link om de volledige instructiekaart te openen

De AI begrijpt natuurlijke taal, herkent synoniemen en onthoudt de context, zodat je vervolgvragen kunt stellen (“En hoe schakel ik hem uit?”).

QR codes begrijpen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Een QR-code is een scanbare code met een link naar een specifieke instructiekaart. Scan een code op een machine, werkplek of deur en de juiste instructie opent direct, zonder zoeken of navigeren.

Waarom QR-codes?

Directe toegang tot de juiste instructie, precies op de plek waar die nodig is.
Lagere drempel om procedures te volgen, dus minder fouten en betere compliance.
Handig bij onboarding en voor snel beschikbare noodprocedures.

Hoe scan ik een QR-code?

Open de Camera-app (op Android eventueel Google Lens).
Richt op de QR-code.
Tik op de melding of link die verschijnt.
De instructiekaart opent in je browser.

lightbulb

Werkt het niet? Sommige oudere camera-apps ondersteunen geen QR-scanning. Installeer dan een gratis QR-scanner uit de app store.

Waar plaats je QR-codes?

Overal waar instructies nodig zijn: op bedieningspanelen en onderhoudspunten, bij brandblusser of nooduitgang, op heftrucks en laadperrons, of bij printers en koffieautomaat.

Content vertalen

Wed, 27 May 2026 10:00:00 +0200

report

Vertalen is alleen beschikbaar als je organisatie de module Lokalisatie heeft ingeschakeld. Zie je geen taalkeuze of vertaalknop? Vraag je organisatiebeheerder om de module via support te laten activeren.

Heeft je organisatie meerdere talen ingesteld, dan kun je de titel, de instructies en de inhoudsopgave van een stap met behulp van AI naar een andere taal laten vertalen. Zo houd je dezelfde content beschikbaar voor teamleden in verschillende talen, zonder alles handmatig over te typen.

Content structureren met koppen

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Goede structuur maakt instructies scanbaar. Koppen zijn daarbij essentieel: ze vullen automatisch de inhoudsopgave waarmee eindgebruikers direct naar de juiste sectie springen.

Kopniveaus

H1: niet gebruiken; gereserveerd voor de titel van de kaart.
H2: hoofdsecties, bijv. “Voorbereiding”, “Procedure”, “Afsluiten”.
H3: subsecties binnen een H2, bijv. “Stap 1”, “Stap 2”.
H4-H6: verdere details, spaarzaam gebruiken.

Selecteer tekst en kies het kopniveau via de Format-dropdown in de editor.

Aanbevolen opbouw

Een typische instructiekaart bevat: een korte inleiding, Voorbereiding (benodigdheden, veiligheid), Procedure (genummerde stappen met afbeeldingen), Afsluiten (controle, opruimen) en optioneel Troubleshooting. Dit is een richtlijn, geen verplichting; pas het aan op de instructie.

Organisatie-instellingen

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Als organisatiebeheerder pas je branding en basisinstellingen aan via Tenants in het CMS. Open daar je organisatie (meestal het enige item in de lijst).

Wat je kunt wijzigen

Organisatienaam: zichtbaar in CMS en app.
Logo: getoond in de app en op instructiekaarten. PNG of SVG met transparante achtergrond, vierkant, max 500 KB.
Header afbeelding: banner in de CMS-interface. Breed en laag (1920x200px), max 1 MB.
Slug/Abbreviation: technische afkorting; niet wijzigen na de initiële setup.

Upload logo en header via Upload of Select from Media en klik op Save.

Gerelateerde kaarten vinden

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Gerelateerde kaarten zijn links die je contentbeheerder handmatig aan een instructie heeft gekoppeld. Ze staan onderaan de kaart, net boven de feedbackknoppen.

Waarvoor dienen ze?

Gerelateerde kaarten wijzen je op:

Voorbereidende stappen (wat je eerst moet doen)
Vervolgstappen (wat daarna komt)
Troubleshooting bij problemen
Alternatieve procedures
Achtergrond, veiligheid of context

Hoe gebruik ik ze?

Scroll naar het einde van de instructiekaart
Tik op een titel om die instructie te openen
Ga via de pijl linksboven terug

Zie je geen sectie “Gerelateerde instructiekaarten”? Dan heeft je contentbeheerder geen links gekoppeld.

Stappen vs Instructiekaarten

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Instructo gebruikt twee kernconcepten: stappen en instructiekaarten.

Concept	Functie	Vergelijking
Stap	Navigatie-element	Map op je computer
Instructiekaart	De daadwerkelijke content	Document in de map

Stappen

Een stap is een navigatie-element in de hiërarchie. Er zijn twee soorten:

Stap met substappen = categorie (map), bevat andere stappen, geen instructiekaart. Bijv. “Productie”, “Machine A”.
Stap zonder substappen = eindpunt, bevat één instructiekaart. Bijv. “Dagelijks gebruik”.

Een stap heeft een titel, volgorde, optionele gebruikersgroep, status (Concept of Gepubliceerd) en kan een QR-code krijgen.

Leesbevestiging en ISO-rapport

Wed, 27 May 2026 10:00:00 +0200

report

Leesbevestiging en het ISO-rapport zijn alleen beschikbaar als je organisatie de module ISO heeft ingeschakeld. Wil je deze module aanzetten? Vraag je organisatiebeheerder om dit via support te regelen.

De ISO-module legt vast welke gebruiker welke instructie heeft gelezen, inclusief de leesdatum. Daarmee bouw je een audittrail op voor procesborging: bij een ISO-audit kun je aantonen dat medewerkers de juiste instructies daadwerkelijk hebben doorgenomen.

Hoe leesregistratie werkt

Een instructiekaart wordt geregistreerd als gelezen zodra een gebruiker hem opent.
Per instructie wordt vastgelegd wie hem heeft gelezen en op welke datum.
Eindgebruikers zien zelf een ongelezen-teller bij stappen en mappen, plus meldingen bij nieuwe en gewijzigde instructies.

Je hoeft hier als contentbeheerder niets voor in te stellen: zodra de module aanstaat, loopt de registratie automatisch mee.

Media bestanden beheren

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Een georganiseerde mediabibliotheek bespaart tijd en voorkomt chaos. Je opent hem via Media in de linkerzijbalk van het CMS.

Mappen

Maak mappen aan via Create Folder om bestanden logisch te groeperen, bijv. per categorie (Machines, Veiligheid, Algemeen) of per type (Foto’s, PDF’s, Logo’s). Selecteer optioneel een parent folder voor submappen.

Bestanden beheren

Zoeken: via de zoekbalk, filters (type, datum, gebruikersgroep) of door mappen te doorlopen.
Hernoemen: open het item en wijzig het veld Filename. Gebruik consistente namen zoals machine-a-bedieningspaneel.jpg, niet IMG_20240315.jpg.
Verplaatsen: open het item en wijzig het veld Folder.
Metadata: vul Alt text in (verplicht voor toegankelijkheid) en wijs een Gebruikersgroep toe om bestanden af te schermen.

Verwijderen

warning

Wordt een bestand gebruikt in een instructiekaart, dan verschijnt na verwijderen een gebroken afbeelding. Controleer eerst de referenties (Used in) en verwijder het bestand zo nodig eerst uit de kaart.

Open het media-item en controleer waar het gebruikt wordt.
Klik op Delete en bevestig.

Schoon ongebruikte bestanden regelmatig op om de bibliotheek overzichtelijk te houden.

QR-codes genereren

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

QR-codes geven eindgebruikers directe toegang tot een instructie vanaf een fysieke locatie, zoals een machine of werkplek.

→ Achtergrond: QR-codes begrijpen.

Een QR-code genereren

Ga in het CMS naar Steps en open de gewenste stap.
Klik op Print QR Code. Er wordt een PDF gegenereerd met de QR-code, de staptitel en branding.
Download de PDF.

report

QR-codes werken alleen voor gepubliceerde stappen. Een QR-code blijft werken na een content-wijziging: hij verwijst naar de stap, niet naar een specifieke versie.

Printen en plaatsen

Print minimaal op A5 (A4 voor grotere afstand), bij voorkeur in kleur en gelamineerd voor duurzaamheid.
Plaats de code bij het punt van gebruik, op ooghoogte, goed verlicht en op een vlakke ondergrond.
Bevestig met tape, magneten of een klemframe; gebruik weerbestendig materiaal voor buiten.

Testen en onderhoud

Test vóór plaatsing of de juiste instructie opent, met zowel iPhone als Android en vanaf verschillende afstanden.
Controleer geplaatste codes periodiek op leesbaarheid en schade. Bij schade genereer je dezelfde PDF opnieuw.

lightbulb

Houd een lijst bij (locatie, stap, geplaatst) om je QR-uitrol te beheren en te onderhouden.

Volgende stappen

Vragen? Mail support@instructo.nl.

Account instellingen

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Op de account-pagina bekijk je je profiel en log je uit. Tik op Account (rechtsonder in de navigatiebalk).

Wat zie je?

Persoonlijke gegevens: naam en e-mailadres
Organisatie: je bedrijf en gebruikersgroep (staat er “Geen groep”, dan ben je niet aan een specifieke groep toegewezen)
Uitloggen: knop onderaan

Gegevens wijzigen

Als eindgebruiker wijzig je je gegevens niet zelf in de app. Wil je je naam, e-mailadres of groep aanpassen? Neem contact op met je contentbeheerder.

Gebruikersgroepen uitgelegd

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Een gebruikersgroep bepaalt wie welke content ziet. Zo houd je de app overzichtelijk en relevant: elke gebruiker ziet alleen wat bij zijn werk past.

Wat is een gebruikersgroep?

Een collectie gebruikers binnen je organisatie, meestal ingedeeld per:

Afdeling: Productie, Logistiek, Onderhoud
Locatie: Amsterdam, Rotterdam
Team of ploeg: Dagploeg, Nachtploeg
Functie: Operators, Technici

Hoe werkt de zichtbaarheid?

Gebruikers, stappen, instructiekaarten en media worden aan een groep toegewezen.

Toewijzing	Wie ziet het?
Groep A	Leden van groep A + contentbeheerders
Geen groep	Iedereen in de organisatie

lightbulb

Laat algemene content (veiligheid, bedrijfswaarden) zonder groep, zodat iedereen het ziet. Wijs specifieke content toe aan groepen.

Wie beheert groepen?

Organisatiebeheerders maken, wijzigen en verwijderen groepen.
Groepbeheerders kunnen gebruikers aan hun eigen groep toevoegen, maar geen nieuwe groepen aanmaken. Content van andere groepen kunnen zij wel lezen, niet wijzigen.

Veelgestelde vragen

Kan een gebruiker in meerdere groepen zitten? Nee, in één groep of in geen enkele.

Notificaties en ongelezen items

Wed, 27 May 2026 10:00:00 +0200

report

Notificaties en ongelezen-tellers zijn alleen beschikbaar als je organisatie de module ISO heeft ingeschakeld. Zie je geen badges of meldingen? Dan staat de module bij jouw organisatie uit.

Met de ISO-module houdt Instructo bij welke instructies je al hebt gelezen. Zo zie je in één oogopslag wat nog nieuw voor je is, en krijg je een seintje als er iets verandert.

De ongelezen-teller

Bij stappen en mappen verschijnt een badge met een getal. Dat getal is het aantal ongelezen onderliggende instructies binnen die stap of map.

Feedback bekijken op je content

Wed, 03 Dec 2025 10:00:00 +0200

Eindgebruikers kunnen feedback geven op instructiekaarten. Daarmee verbeter je je content. Je opent het overzicht via Feedback in de linkerzijbalk; je ziet de feedback op kaarten van je groep.

Wat je ziet

Per item: type (👍 positief of 👎 negatief), de opmerking, de gebruiker (of “Anonymous”), de instructiekaart en de datum. Je kunt filteren op type, kaart en datum, en zoeken in de opmerkingen.

Positief: bevestiging dat de instructie werkt; meestal geen actie nodig.
Negatief: iets is onduidelijk, onvolledig of incorrect (een opmerking is hierbij verplicht).

Feedback verwerken

Analyseer: lees de opmerking en bepaal het probleem (onduidelijke stap, ontbrekende info, foute foto).
Verifieer: test de instructie zelf of laat een collega het doen.
Fix: pas de instructiekaart aan en publiceer.
Monitor: controleer of nieuwe negatieve feedback op dezelfde kaart afneemt.

Krijg je veel vergelijkbare feedback, dan wijst dat op een fundamenteel probleem in de instructie.

Woordenlijst

Fri, 14 Nov 2025 10:00:00 +0200

Beknopte uitleg van de belangrijkste begrippen in Instructo.

AI-assistent – Optionele functie om vragen in natuurlijke taal te stellen; doorzoekt instructiekaarten en verwijst naar relevante content.

Analytics – Gebruiksstatistieken van instructiekaarten. Zichtbaar voor organisatiebeheerders.

Breadcrumbs – Het pad bovenaan een stap in het CMS dat toont waar je je in de hiërarchie bevindt.

CMS – Content Management Systeem; de beheeromgeving waar contentbeheerders content maken en beheren.

Concept – Status van een stap die nog niet gepubliceerd is; alleen zichtbaar voor contentbeheerders.