Content per groep organiseren
On this page
Gebruikersgroepen bepalen wie wat ziet: een eindgebruiker ziet alleen instructies van groepen waar hij lid van is. Een goede indeling zorgt dat iedereen alleen relevante content ziet.
→ Basiskennis: Gebruikersgroepen uitgelegd
Groepsindeling is een ontwerpbeslissing die later lastig te wijzigen is. Plan dit goed vooraf.
Groepsmodellen
| Model | Wanneer | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Afdeling (meest gangbaar) | Afdelingen met eigen processen | Productie, Logistiek, Kantoor |
| Rol | Rollen belangrijker dan afdelingen | Operators, Kwaliteitscontroleurs, Teamleads |
| Locatie | Meerdere vestigingen | Amsterdam, Rotterdam, Algemeen |
| Hybride (grotere organisaties) | Combinatie per groep | Productie - Hal 1, Onderhoud - Elektro |
Indeling ontwerpen
- Inventariseer afdelingen, locaties, rollen en het aantal personen per categorie.
- Kies het belangrijkste scheidingsprincipe (afdeling, rol, locatie of een combinatie).
- Identificeer overlap: content voor iedereen (veiligheid, HR, IT) hoort in een groep Algemeen waar iedereen lid van is.
- Wijs per groep een beheerder aan die de content kent en tijd heeft voor beheer. De groep Algemeen beheer je als organisatiebeheerder zelf.
Content toewijzen
- Specifiek boven algemeen: wijs content toe aan de meest specifieke groep. “Snijmachine X200 bedienen” hoort bij Productie Hal 1, niet bij Algemeen.
- Vraag per kaart: wie heeft dit nodig, en is één groep voldoende?
Eén instructie hoort bij één groep. Is content relevant voor meerdere groepen? Dupliceer de kaart of maak een combinatie-groep (bijv. “Productie + Onderhoud”).
Veelvoorkomende scenario’s
- Flexwerker / leidinggevende over meerdere teams: maak de persoon lid van beide groepen; hij ziet dan de content van beide. Bij veel flexwerkers loont een aparte groep.
- Tijdelijk project met mensen uit meerdere afdelingen: maak een tijdelijke projectgroep en verwijder die na afloop.
Onderhouden
- Bij groei (>50 personen, veel content): overweeg een groep te splitsen (bijv. Productie → Hal 1 + Hal 2).
- Bij reorganisatie: maak nieuwe groepen, migreer gebruikers geleidelijk, en verwijder oude groepen pas als ze leeg zijn.
- Jaarlijks: controleer of groepen, gebruikers en content nog kloppen.
Een groep verwijderen maakt alle content van die groep onzichtbaar. Controleer altijd dubbel.